Nous avons l’habitude dans notre travail de classer nos documents sur l’ordinateur à l’aide d’arborescence de dossiers. Ce type d’organisation est tout-à-fait approprié dans le cadre de la bureautique classique. Mais l’est-il dans un projet de construction ?

En effet, quand il s’agit d’organiser la documentation et l’information d’un projet de construction, une autre alternative est possible : l’organisation grâce aux métadonnées…

Notre plateforme collaborative Mezzoteam propose les deux types de classement, qui peuvent même être associés au sein d’un même projet. Pour un projet de construction classique, nous vous recommandons fortement de privilégier une organisation par métadonnées. Nous vous expliquons pourquoi dans cet article !

Commençons par présenter l’organisation grâce aux arborescences de dossiers sur une GED.

Ce type d’organisation est :
• simple à mettre en place
• peut calquer l’arborescence d’une structure existante sur un serveur interne
• convient dans le cas de fichiers qui portent relativement peu d’information (un nom, une date de création, etc.).

En revanche, la gestion des droits bien que facile à mettre en place manque de souplesse dans le temps ! Cette rigidité constitue une limite importante pour les projets de construction : en effet, les documents dans un projet évoluent ainsi que leur visibilité. Cette souplesse d’évolution est capitale et elle constitue d’ailleurs un bénéfice incontestable de l’organisation grâce aux métadonnées.

L’ORGANISATION GRÂCE AUX MÉTADONNÉES

Cette organisation convient parfaitement aux pratiques des métiers de la construction, car les documents :
• peuvent être identifiés par une codification (phase – émetteur – type de document, etc.)
• correspondent aux métiers du projet
• peuvent être localisés géographiquement.


AVANTAGESINCONVENIENTS
Création possible de plusieurs arborescences logiques : chaque nœud de l’arborescence étant une recherche enregistrée, les documents viennent se classer automatiquement dans la ou les bonnes listesEffort pour renseigner les métadonnées : les fonctions d’import permettent de minimiser ce travail grâce à la gestion des listes prévisionnelles
Temps gagné dans la recherche des documents grâce à la richesse des métadonnées
Souplesse de modification de l’arborescence
Gestion automatique des droits au niveau de chaque document
Passage à l’exploitation facilité grâce à l’enrichissement des documents en amont

En conclusion, l’utilisation des arborescences de dossier peut avoir du sens sur des phases amont, lorsque seulement quelques centaines de documents sont gérées. Mais dès que le projet se complexifie, que le nombre d’intervenants augmente, la structuration des documents grâce aux métadonnées apporte le respect des processus documentaires du projet dans un confort et une efficacité rendus possible par l’automatisation du cycle de vie de l’information.