Vous avez un projet de construction pour lequel vous souhaiteriez mettre en place une plateforme collaborative (GED/BIM). Afin d’optimiser le process d’achat, nous vous partageons 5 éléments-clés qui vous permettront ainsi de gagner un temps précieux dans vos échanges avec les différents prestataires consultés !

Soyez exhaustif dans les informations que vous communiquez sur votre projet

Les prestataires consultés sont des experts ! Ne soyez pas avare en information. Nature, taille, coût du projet, etc. Plus vous fournissez d’éléments sur votre projet, mieux ils pourront adapter leurs réponses et vous proposer une plateforme avec des fonctionnalités et un accompagnement appropriés.

Décrivez l’organisation contractuelle mise en place

Nombre d’intervenants, rôles, relations, ces éléments, une fois partagés avec les prestataires, leur permettront de mieux appréhender vos besoins, notamment en termes de processus de validation. Les besoins seront également différents selon l’acteur qui a la charge du service : Maître d’Ouvrage, Maitre d’Œuvre, Entreprise, etc.

✓ Listez le type de données et de documents que vous souhaitez gérer avec la solution

Ne soyez pas exhaustif dans cette étape mais essayez de coller à la réalité de votre projet : Maquettes BIM ? Livrables ? Documents bureautiques ? Emails ? Fiches de travaux Modificatifs ? De quels documents et données sera composé le référentiel de votre projet ?

Exprimez vos besoins fonctionnels

Cette étape est différente pour chacun. Certains n’auront en tête qu’un besoin général (« gérer les documents et leur validation ») et d’autres, en revanche, auront déjà une idée précise des fonctionnalités souhaitées. Le cas échéant, un tableau Excel recensant les fonctionnalités requises, regroupées par catégorie (BIM, Annuaire, Documents, Processus, etc.) et pondérées (obligatoire/souhaitée/option par exemple) vous permettra de gagner du temps au moment de la comparaison des offres des différents prestataires.

Choisissez le niveau d’accompagnement désiré

En général, un accompagnement est nécessaire dans le paramétrage de votre plateforme. Mais il peut également être judicieux d’être accompagné avant, pendant et après la mise en œuvre de la solution : définition des procédures de gestion documentaire, formation des utilisateurs, import des données existantes, administration déléguée du référentiel, préparation du passage à l’exploitation, etc. Autant de sujets qui méritent réflexion et qui s’anticipent pour une gestion efficace du projet !

D’ailleurs, si votre organisation a déjà commencé la réflexion en termes de codification des documents, processus de validation, etc. partagez-les, ils permettront à vos interlocuteurs d’adapter finement les prestations aux besoins réels de votre projet !