Témoignage de Jean-Charles RAMIREZ au sujet de l’utilisation de la plateforme collaborative Mezzoteam au sein de l’Etablissement Public du Musée du Louvre.

« Mezzoteam nous permet d’avoir une traçabilité complète des actions, de mettre en place des workflows personnalisés et d’être accompagnés par des experts en gestion de patrimoine et construction ! »

Jean-Charles RAMIREZ – Chef de Service d’Appui à la Prévention des Risques et à l’Exploitation (SAPRE)

La Direction du Patrimoine Architectural et des Jardins (DPAJ) au sein du Musée du Louvre travaille avec Prosys depuis mars 2018 sur le projet de dématérialisation des FEB (Fiche d’Expression de Besoin).

Quelle est l’activité de l’Etablissement Public du Musée du Louvre ?

Le Musée du Louvre est un établissement public administratif sous tutelle du ministère de la Culture et de la Communication, regroupant le musée national du Louvre, le musée national Eugène Delacroix et le Jardin des Tuileries. L’Etablissement Public du Musée du Louvre est spécialisé dans la gestion de sites et de monuments historiques.

Le Musée du Louvre en quelques chiffres :

  • Surface totale : 260 000 m²
  • 86 000 m² d’espaces ouverts au public
  • 37 hectares de cours et jardins
  • 35 000 oeuvres exposées sur les 685 291 oeuvres confiées à la garde du musée
  • près de 10,2 millions de visiteurs en 2018
  • 2 314 agents permanents y travaillent

Quel est le rôle de la Direction du Patrimoine Architectural et des Jardins (DPAJ) ?

La Direction du Patrimoine Architectural et des Jardins est chargée d’assurer la valorisation, l’entretien, la maintenance et la protection de l’ensemble du Palais, des jardins, des bâtiments pour l’ensemble des implantations des services du musée et des équipements techniques. Elle assure également la maîtrise d’ouvrage des grands projets du musée.

La Direction du Patrimoine Architectural et des Jardins comprend 90 personnes et a un budget de 80 M€ (50 M€ en investissement et 30 M€ en fonctionnement).

Elle utilise Mezzoteam afin de dématérialiser les FEB (Fiches d’Expression de Besoin) qui sont des demandes de travaux émises sur Mezzoteam par l’ensemble des Directions et Départements du Musée et traitées par la Direction du Patrimoine Architectural et des Jardins.

Pour quelles raisons le Musée du Louvre a-t-il choisi Mezzoteam ?

  • Personnalisation et adaptabilité des workflows
  • Traçabilité
  • Expérience de Prosys sur la gestion des données du Patrimoine et sur les projets de construction et de rénovation

Quel est le circuit de validation d’une FEB ?

Les FEB font l’objet d’un circuit de validation en 5 étapes.

  • Etape 1 : la qualification de la FEB
  • Etape 2 : le chiffrage de la FEB
  • Etape 3 : l’acceptation ou le refus de la FEB
  • Etape 4 : la programmation de la FEB
  • Etape 5 : la réalisation et la réception des travaux

Projet de dématérialisation des FEB, en bref

  • Projet mené avec un groupe de travail, panel représentatif de demandeurs et de valideurs (6 membres des Directions et Départements, et des valideurs DPAJ)
  • Quand : de mars à septembre 2018
  • Objectif : créer un espace de travail dédié et un formulaire dédié
  • Comment : par le biais d’un workflow adapté à l’organisation

Le Musée du Louvre souhaite approfondir le travail avec Mezzoteam et prévoit de mettre en place : des services de publication, de reporting, des prestations d’archivage, ainsi qu’une base de connaissances.

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