GED

Gérer efficacement les documents

 

Mezzoteam offre un environnement complet de travail collaboratif* avec une gestion documentaire* et un moteur de workflow* puissant et parfaitement intégré. Totalement paramétrable, Mezzoteam peut s’adapter à tous les contextes d’utilisation.

 

Echangez tous les types de documents


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Avec Mezzoteam, vous gagnez en :

 

Organisation

  • Des fiches documentaires totalement paramétrables permettent de classer les fichiers et de retrouver facilement les informations.
  • Les administrateurs de l'annuaire gèrent la collaboration en invitant des intervenants ou en les retirant de l’annuaire de l'espace de travail*.


Structuration des échanges

  • Chaque utilisateur se voit attribuer des droits en fonction de son rôle dans l'espace de travail.
  • Il peut être ainsi amené à valider, signer, diffuser des documents. Ces actions sont automatisées grâce à un outil puissant de gestion des processus (workflow*).


Productivité

  • En fonction des besoins, des modules spécifiques peuvent être activés, par exemple pour la production des documents graphiques ou la synchronisation avec le poste de travail (module de production*).
  • L’architecture de l’application permet de l’intégrer facilement au système d’information de l’entreprise.
  • Les web services* de Mezzoteam permettent à la solution de s'interfacer avec d'autres systèmes d'information.


Pilotage et traçabilité

  • Toutes les actions (téléchargement, ouverture de documents,…) sont tracées dans un journal d’activité.
  • Le module de reporting* permet l’édition de tableaux de bord.
  • En fin d'opération, tous les documents sont archivés selon le plan de classement adopté.

 

* Retrouvez les définitions des termes avec un astérisque sur la colonne de droite dans le bloc intitulé Lexique. Dans cette rubrique, cliquez sur le terme souhaité pour faire apparaître la définition.

 

GED - Espace de travail

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Documentation
Lexique

Travail collaboratif

L’objectif du travail collaboratif est de faciliter la communication entre les acteurs d’un projet tout en l’organisant et en la sécurisant. Un espace de travail collaboratif rassemble tous les outils utiles pour la gestion d’un projet et les met à disposition des différents intervenants. Une solution de travail collaboratif est d'autant plus adaptée à un métier qu'elle en décrit précisément les processus spécifiques. Elle permet donc de les gérer efficacement. Dans le cas de la construction, les points-clés sont la validation des documents, la garantie de leur authenticité et le respect des délais.

Workflow

Dans le cadre d’un projet, chaque utilisateur se voit attribuer des droits en fonction de son rôle. Il peut être ainsi amené à valider, signer, diffuser des documents. Ces actions sont automatisées grâce à un outil puissant de gestion des processus (workflow). Ainsi, un document soumis à un workflow se verra attribuer un statut (refusé, en cours de validation, etc.). Un workflow décrit un circuit de validation : tâches à accomplir entre différents intervenants, délais, modes de validation,… Le workflow facilite considérablement le suivi d’un projet. Le workflow peut être configuré graphiquement (avec le module Workflow Designer de Mezzoteam).

Reporting

Mezzoteam propose un service de reporting. Sont mis à disposition les rapports sur les activités ainsi qu’une palette d’indicateurs pertinents et adaptés à chaque projet ou à chaque client, pour le suivi de ses opérations, ses documents et ses processus.

Gestion Électronique des Documents ou GED

La Gestion Électronique des Documents ou GED permet d'organiser des documents dans un système informatisé, de les stocker, partager et archiver.

Espace de travail

Un espace de travail Mezzoteam regroupe un ensemble cohérent d’informations partagées avec d’autres utilisateurs Mezzoteam. Chaque espace de travail est réservé aux seuls utilisateurs invités afin de préserver la confidentialité des informations publiées.

Module de production

Le module de production est un dispositif de verrouillage et déverrouillage (check-in/check-out) qui préserve les documents de modifications parallèles effectuées par plusieurs utilisateurs et, donc prévient les risques de pertes de ces modifications au moment de la mise à jour des documents. Le verrouillage/déverrouillage est indispensable à tout processus de production de documents qui fait intervenir plusieurs personnes.

Web services

Mezzoteam propose des web services basés sur la technologie Microsoft .Net, au sein d'une architecture orientée services (SOA). Cette architecture  permet la manipulation de données tout en assurant le même niveau de sécurité et d'intégrité des données qu'au travers de l'interface utilisateur habituel. Les web services de Mezzoteam permettent à la solution de s'interfacer avec d'autres systèmes d'information.

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Pour toutes questions ou informations, n'hésitez pas à nous contacter via notre formulaire. Nous contacter